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営業担当の皆さんは、提案資料の作成や外回りなどで、忙しい毎日を過ごされてることでしょう。そんな皆さんの業務が、ツールを導入すると劇的に楽になります! この連載では、マーケティング&セールスソフトウェアの「HubSpot」を活用した、営業業務の効率化についてご紹介していきます。

 今回は、お客さまとのミーティング日時の調整が短時間で簡単にできる「ミーティング機能」をご紹介します。

前回の記事はこちら
ツールと連携すれば営業メールが劇的に楽になる!Gmail, Outlook × HubSpot

ミーティング機能とは

HubSpotのミーティング機能は、普段お使いのGoogleカレンダーやOffice 365カレンダーと連携させることで、皆さまご自身のカレンダーに対してお客さまにミーティングの予約を入れていただける、という機能です。

ポイントは「お客さまのご都合のよいタイミングを、お客さまご自身にご指定いただく」という点で、これまでメールで3〜4往復していた調整が1回で完了するようになります。

HubSpotのミーティング機能でできること

社内外の関係者やお客さまとのミーティング日程を調整するのは、ビジネスマンの日常ではありますが時間と手間がかかる面倒な作業です。

これまでお客さまと日程調整をする場合、メールにテキストで日程をいくつか提案し、その日程について相手から返信がきて、その日程に返信をして…と何度もメールをやり取りして予定を調整していたかと思います。このやり取りですと、調整できるまでに半日程度かかってしまうこともありました。

しかしHubSpotのミーティング機能を使えば、普段使っているカレンダーで自分の予定が空いている日程の中から、調整相手であるお客さまの都合のよい日を選んでいただくだけで自動的に双方のカレンダーへ予定を登録してもらうことができます。メールのやり取りを繰り返すよりもはるかに短時間かつ簡単にミーティングの日程調整ができるようになります。

こちらが、HubSpotのミーティング機能でお客さまにお送りする画面イメージです。
表示される候補日時は、ご自身のカレンダーの空いているところが自動的に読み込まれます。ここからお客さまの都合に合わせてお客さまに選んでいただければ、これだけでもう調整完了です。お互いのカレンダーに予定が登録され、通知メールが届きます。

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「1回のミーティングを30分単位にする」「予定の前後60分は空き時間と認識させない」など、事前に細かい設定もしておけるので、うっかり移動時間を考慮せずに詰め込んでしまった…といったミスも未然に防ぐことができて安心です。

個人・チームのミーティングセットが可能

HubSpotのミーティング機能では、チーム単位で使われているカレンダーと連携すれば複数名のスケジュールの空いている日程でチームミーティングを調整することもできます。 HubSpot Salesでは手間がかかり面倒なミーティングセットが1度のメールで簡単にできます。

これからは、日程調整ではなくミーティング前の調査や準備に時間をかけられるようになるので、より充実した商談に臨むことができ、成果も期待できますね。

次回も効率的なセールス活動に便利な機能をご紹介します!どうぞお楽しみに。


顧客獲得の最大化に貢献できるHubSpot Sales機能