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営業担当の皆さんは、提案資料の作成や外回りなどで、忙しい毎日を過ごされてることでしょう。そんな皆さんの業務が、ツールを導入すると劇的に楽になります!

この連載では、マーケティング&セールスソフトウェアの「HubSpot」を活用した、営業業務の効率化についてご紹介していきます。 

今回は、受話器を手に取らなくてもPCブラウザから発信、通話の記録を自動でCRMに残せる「コール機能」をご紹介します。

これまでの記事はこちら
ミーティング調整が劇的に楽になる!HubSpot × Googleカレンダー, Office365カレンダー
営業メールが劇的に楽になる!HubSpot × Gmail, Outlook

営業電話は非効率?

 営業電話といえば、エクセルなどで作られた大量のリストを対象に、順に発信していき、別途ワードなどにやり取りを記載していく作業が一般的かと思います。最近では受話器を持たずに、マイク付きイヤホンなどを使っている場合もあるかもしれませんが、それでも電話をしながらメモをして、さらに電話後にPCでメモを作って会話の記録や後日のフォローアップタスクを登録していては手間がかかるばかりで効率的ではありません。

部内共有のためのメモやタスクの作成については、ひとつひとつは軽微な作業ですが、件数が多くなるほど時間も手間も増えてゆくものです。毎日多くの営業電話をかける場合こそ、効率化のインパクトが大きくなる可能性を秘めています。

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営業電話が効率化できる、コール機能とは

HubSpotのコール機能は、営業電話を管理画面ひとつで完結できるところが最大の魅力です。 これまで、電話の記録を通話中にメモしたり、相手先の情報を一度電話を切ったあとにまとめ直してCRMに登録するなど地道で手間のかかる作業が多く発生していたのではないでしょうか。

HubSpot Sales のコール機能では、CRMに登録済みのコンタクト情報画面から1クリックで直接発信することができ、しかも通話の記録はそのまま自動的にCRMに登録することができるため、複数のデバイスを使い分けたり手元のメモを別のタイミングで再登録する必要がありません。

マイク付きのヘッドホンなどを使えば受話器を持たずに通話できることから、通話しながらメモをしたり話題に関連するウェブサイトを参照しながら話すといったことがより簡単になります。

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通話が始まると通話中であることを示すバーが現れ、通話時間などが表示されます。
録音中には右上の録音ボタンがアクティブになり、録音中であることを示します。通話と録音を終了するには「電話を切る」をクリックします。

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コールを保存」すると、コンタクトのタイムラインにコールのログが記録されます。
録音した場合には、タイムラインのコールログから音声を聞くこともできます。

受話器を肩に挟みながらキーボードでメモを打ち込み、あとで清書してから営業日報への記録、後日のフォローアップのタスクはまた別途起票する…といった一連の流れを、一つの管理画面内でスムーズに実行できるようになるイメージが伝わるでしょうか。

コールのログをいったんCRMへ記録すると、コールだけではなくコンタクトとのメールのやりとりやサイト閲覧、eBookのダウンロードなども含めたすべてのアクティビティを時系列順にすべて振り返ることができます。

CRMにログを記録しておけば、後日「電話をしたがその時は話せず伝言を残した人」といったリストを抽出し対象者だけに追加のアクションをする…といった使い方もできますので、実際にコールをする営業担当者にとっても、チームの活動を管理される責任者にとっても便利に活用していただけるのではないかと思います。

※2019年6月現在、日本では通話機能のサポートはされていません。コール機能自体は問題なく利用可能ですが、もし通話品質などに問題がある場合はCall Connectなど代替手段もあわせてご検討下さい。


次回も効率的なセールス活動に便利な機能をご紹介します!どうぞお楽しみに。

 

顧客獲得の最大化に貢献できるHubSpot Sales機能