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営業担当の皆さんは、提案資料の作成や外回りなどで、忙しい毎日を過ごされてることでしょう。そんな皆さんの業務が、ツールを導入すると劇的に楽になります!

この連載では、マーケティング&セールスソフトウェアの「HubSpot」を活用した、営業業務の効率化についてご紹介していきます。

今回は、社内で属人化しやすい営業資料やマニュアルなどを社内やチームで共有、確認、編集、活用ができる「ドキュメント機能」をご紹介します。



これまでの記事はこちら
営業メールが劇的に楽になる!HubSpot × Gmail, Outlook
ミーティング調整が劇的に楽になる!HubSpot × Googleカレンダー, Office365カレンダー
営業電話が劇的に楽になる!HubSpot Sales Hub コール機能


多種多様、営業資料は誰のもの?

営業活動において、提案などにつかう営業資料やマニュアルは共有フォルダ格納されているものを各自のローカルフォルダにコピーしてすぐに取り出せるようにしている場合が多いと思います。しかし共有フォルダのファイルは最新版にアップデートされているのにそれに気づかず、いつの間にか自分の手元の資料だけが古くなっている…そんな体験、心当たりありませんか?

もしサービス内容や料金が変わっていたりすると、お客さまに間違った情報をお伝えすることになってしまいます。会社単位で利用すべき資料が属人化してしまうと、会社としての信頼に関わる可能性もあります。かといって日々アップデートされる資料を毎回営業担当者全員へ周知したり、最新版を使っているか確認して回るのは現実的ではありません。
また、貴社内の営業資料はどのくらい利用されていて、作成や管理の労力に見合った成果につながっているか、きちんと評価できているでしょうか。

成約への貢献度が高い営業資料を把握できる、ドキュメント機能とは

ドキュメントは、営業活動全般に使えるコンテンツを、チーム全員が利用できる統合ライブラリにまとめておく機能です。例えば頻繁に使用する、会社概要・製品概要・サービス資料・ツールのマニュアルなどの資料をHubSpot Sales Hubの「ドキュメント」に格納しておけば、営業担当者がいつでも最新の共通資料をつかうことができ、資料の属人化や誤って古い資料を使ってしまう事態を防ぐことができます。
使いたい資料が見当たらない!と探しまわる無駄もなくなります。ドキュメント登録した資料は、GmailやOutlookの受信トレイから選ぶだけで、簡単にリンクを送信できます。

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ドキュメント機能では2つの方法でメールに添付することができます。1つは上図のとおり、受信トレイから直接共有する場合、もうひとつはドキュメントごとに専用のトラッキングURLを発行してURLを共有する場合です。

送った相手がドキュメントを閲覧すると、営業担当者のデスクトップにはリアルタイムで通知が届きます。これにより、ドキュメント閲覧のあとすぐにフォローアップの電話をするなど、タイミングよく次のアクションにつなげることが可能になります。

またドキュメントにはレポート機能もついています。どの資料がどのくらいの頻度で使用されているか、またお客さまがどのページをどのくらい閲覧されているのかを可視化できるため、どのドキュメントがどのくらい成約へ貢献しているのかを定量的に評価可能です。より効果的な資料を特定し、営業チーム全体の成果向上にも活かせるようになります。

資料作成・管理の効率化と、お客さまの閲覧状況に応じたアクションや分析ができる「ドキュメント」機能を使うことで、営業チーム全体の成果を挙げていけることでしょう。

次回も効率的なセールス活動に便利な機能をご紹介します!どうぞお楽しみに。



顧客獲得の最大化に貢献できるHubSpot Sales機能