営業担当の皆さんは、提案資料の作成や外回りなどで、忙しい毎日を過ごされてることでしょう。そんな皆さんの業務が、ツールを導入すると劇的に楽になります！ この連載では、マーケティング&セールスソフトウェアの「HubSpot」を活用した、営業業務の効率化についてご紹介していきます。
HubSpotと接続できるメールとは？
HubSpotは現在お使いのメールツールとスムーズに連携ができます。連携することによって、メールツール単体ではできなかったCRMとの密接な連携が可能になり、顧客とのコミュニケーション効率が向上します。
HubSpotと連携が可能なメールツール
- G Suite
- Gmail
- Office 365 for Windows
- Outlook
HubSpotとメールツールを連携するとできること（今回ご紹介する機能）
- 送受信の自動記録
- CRMからのメール送信
- 日時指定送信（Gmailのみ）
Chrome拡張／Office 365拡張（HubSpot Sales）
ブラウザやメールツールに拡張機能を追加すると、送信したメールの開封通知が使えるようになります。
メールツールからHubSpotの機能を使用してみる
メールツールと連携ができたら、HubSpotの機能を使ったメール操作を試してみましょう。
※ここからはWebブラウザでGmailを使う場合を例に解説します。
- お使いのメールツールから[メールの新規作成]
- メール作成画面内にHubSpotの機能が追加されています
- ログとトラックにチェックをすると、受信者からの通知が素早く届き、コンタクトレコードにログを残すことができます。また、コンタクトに登録のない新規の場合は自動的にコンタクトに追加されます。
- テンプレート・シーケンス・ドキュメント・ミーティング・スニペットなどの機能もメール作成画面から操作可能です。
- [送信]ボタンから、送信日時設定ができます。
Chrome 拡張／Office 365拡張機能を使用してみる
Google Chrome／Office 365用の拡張機能「HubSpot Sales」を入れると、送信したメールを相手が開封したときなどにリアルタイムで通知が届きます。顧客の動向を踏まえたタイミングのよいコミュニケーションを取ることが可能です。
HubSpotからメールの機能を使用してみる
では、次にHubSpotのコンタクトからメール機能を確認してみましょう。
- HubSpotのヘッダーメニュー > コンタクト > コンタクト
- メールを送信したいコンタクトを選択します
- コンタクトのページには、これまで貴社がこのコンタクトとやりとりをした履歴すべて記録されています。（ログをオンにした場合のみ）
- ページ中央の[アクティビティ]ログでは、メール、コール、ミーティング、ページビュー、取引アクティビティなどすべてのアクティビティが表示されます。
- 同じくページ中央の[メール]では、これまでログを残したメールのやり取りが確認でき新規メールもここから送信できます。
メール送信画面
ログを残した場合、メールのやりとりや開封履歴を確認できます。
HubSpotの管理画面からであれば、電話のログを見ながらメールで追加の情報をお送りしたり、メール送信と同時にフォローアップのタスクをつくってリマインド設定をするといった事もできますので、タスクのヌケモレもなく確実にコミュニケーションを続けることができます。
HubSpotを使う上で最大の魅力は、コンタクトのサイト閲覧などの行動、コミュニケーションに関するすべてのログをCRMに残し、それを営業・マーケティングなどご担当者が共有できるところではないでしょうか。
HubSpotと連携して使用できるツールはメールだけではありません。またメールツールにもまだまだ便利に使える機能が揃っています。機能については今後の記事で少しずつご紹介していきますので、どうぞお楽しみに！
