mail_template

営業担当のみなさんは、提案資料の作成や外回りなどで、忙しい毎日を過ごされてることでしょう。そんなみなさんの業務が、ツールを導入すると劇的に楽になります! この連載では、マーケティング&セールスソフトウェアの「HubSpot」を活用した、営業業務の効率化についてご紹介していきます。 今回は、複数の方に、同じ内容のメールを送信する際に便利な「メールテンプレート機能」をご紹介します。


これまでの記事はこちら
営業メールが劇的に楽になる!HubSpot × Gmail, Outlook
ミーティング調整が劇的に楽になる!HubSpot × Googleカレンダー, Office365カレンダー
営業電話が劇的に楽になる!HubSpot Sales Hub コール機能

メールテンプレートとは

営業メール作成する際、冒頭のあいさつ文から始まってヒアリングすべき内容、まとめの文など全体の流れを定型文として保存し、チーム全員で簡単に共有できるのがメールテンプレートです。
例えば「問い合わせに対する初回返信」「見積もり依頼への回答」「提案」、「フォーローアップ」「カスタマーサポート」などシチュエーションに応じて事前に作成し保存しておくことで、必要な場面で迷うことなくさっと取り出し、タイミングよくメールを送信することができます。

メールテンプレートでできること

メールテンプレートは事前に作成・登録しておけば、受信トレイからすぐに呼び出して使うことができます。HubSpot Salesにはあらかじめライブラリが用意されていて、テンプレートとなる文章を作成するための雛形がすでにあるため、テンプレートそのものをすべてゼロから作る必要はありません。
お相手のお名前や会社名にはパーソナライズトークンという機能を使って、お送りするお客様の情報を、事前に登録したコンタクト情報から取り出して自動表示(パーソナライズ)することもできます。

また、すでにご紹介している便利な機能である、ミーティングリンクドキュメントの添付も事前にテンプレート内にセットしておくことができます。

template_sample1テンプレートの雛形イメージ

スニペットとは

スニペットとは、テンプレートより短い文章のパーツをまとめて共有できる機能です。みなさんの中でも、個人PCの辞書ツールを使って「いつも」を「いつもお世話になっております」といった形で変換できるように登録している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

それと似たようなイメージで、例えば、メール冒頭のあいさつ文、簡単な企業紹介、料金表などをスニペットとして登録しておくことで、メール文を作成しながら定型文を途中に差し込んだり、あるいはテンプレート作成の際に必要なパーツを組み合わせながら定型文を作成することができます。これをチーム単位で共有できるのが、個人で辞書ツールに登録するのと大きく違う点です。

効果的なテンプレートをリアルタイムに把握

送信したメールテンプレートはHubSpotのアナリティクスツールを使用して「開封率」「クリック率」「返信率」などの結果を確認することができます。テンプレートはチームで共有ができるため、効果の高いテンプレートを共有して、さらに効果をあげることができるでしょう。

template_sample2

テンプレートを事前に用意しておくだけで、必要な時に必要事項を網羅したヌケモレのないメールをさっと送ることができるのはとても便利です。毎回メール作成に頭を悩ませ時間を割く事がなくなり、生産性が向上します。

また基本構造が同じメールをたくさんの人にお送りする場合でも、パーソナライズトークンを使えばお相手のお名前を自動で挿入することもできますので、スニペットと組み合わせながらパーソナライズされたメールを簡単に作ることができます。

ぜひ便利な機能を使って、営業活動に専念してください!
次回もどうぞお楽しみに!

顧客獲得の最大化に貢献できるHubSpot Sales機能