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前回、ビデオ会議ツールとしていまもっとも注目されているツール「Zoom」について、ビデオ会議の注目ポイントと合わせてご紹介してきました。今回は、実際Zoomを使い始めるための方法や、Zoomで広がるさまざまな可能性についてご紹介していきます。ぜひZoom を効果的に取り入れて営業活動を劇的に楽にしていきましょう!

前回の記事はこちら
今こそ使うべきビデオ会議ツール「Zoom」で、営業商談を劇的に楽にしよう!前編

Zoomの始め方

Zoomミーティングとは

Zoomでは、参加者が双方で画面と音声を共有して会話するビデオ会議を「ミーティング」と呼んでいます。 ミーティングでは、参加者全員が他の参加者を把握することができ、参加者それぞれが自分の画面を相手に共有する「画面共有」機能を使うことができます。

対面の際に目の前で資料を広げながら説明するのと同様、同じ画面を見ながら「ここがこうで…」といった直感的にわかりやすいプレゼンや情報共有が可能です。スクリーン全体の共有だけではなく特定のアプリケーションの表示のみを共有することもできますので、プレゼン資料を全員で共有しながら手元では自分だけのテキストメモを作成することも可能です。

また画面共有では、共有された画面にペンで自由に書くことができる注釈機能も搭載されているため、会話をしながらあらためて資料を送付してそれぞれで開いてもらうような手間も時間も省くことができます。 また、録画機能もあるので、議事録作成によってミーティングに集中できないということもありませんし、内容をあとで振り返るのも簡単です。保存方法はクラウド・ローカルの2種類から選択できます。

違う場所にいながら、同じ画面や資料を同時に共有しながらを見て会話することができるのがZoomミーティングの魅力です。

zoom_02ミーティングでは、距離を感じさせず、対面で会話しているようにビデオ会議を行えます

 

zoom_01画面共有で、共通の資料を見ながら会話ができ、
資料には手書きコメントや注釈を追加できます

Zoomのはじめかた

Zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

ではさっそく、実際にZoomを使い始めてみましょう。 Zoomには、アカウントが4種類あり、大きく「無料版」と「有料版」にわかれています。無料版では、1対1で使用する場合は時間無制限無料で使うことができます。ただし3名以上の場合は1回40分まで、人数は100名までといった制限があります。

一方有料アカウントを取得すると、人数に関係なく時間無制限で使用できるほか、同時参加可能な人数を増やせたり「パーソナルミーティングID」という固定のミーティングIDを発行できるので同じメンバーで繰り返しミーティングをするときに便利、といったようにさらに用途を広げることができます。

ミーティングに参加する

Zoomへの参加は簡単です。主催者から招待されたミーティングに参加する場合は、招待者よりURLが配布されるので、そのURLをクリックするだけで参加可能です。事前にZoomアプリケーションをダウンロードしておくとすぐに参加できますし、社内規定等でアプリケーションのインストールが難しい環境であればブラウザからの参加も可能です。

また、ご自身でミーティングを主催したい場合はまずZoomのアカウントを取得し、「ビデオありで開始」または「ビデオなしで開始」のボタンからすぐにミーティングを始めることができます。Google カレンダーなどと統合する設定をすれば、スケジュールをZoomミーティングとして設定するといった拡張も可能になります。

zoom03Google カレンダーをZoomを連携させると、
予定をすぐにZoomミーティング化することができます

Webiner(ウェビナー)を活用する

Zoomにはミーティングとは別に「ウェビナー」という機能があります。 ウェビナーはオンラインのWebセミナーを開催できるしくみで、セミナー開催や運営の手間やコスト、時間を大幅に削減できるとして、注目を集めています。

Zoomのウェビナーは「ホスト」・「パネリスト」と「出席者」という形になります。ミーティングとは違ってパネリストがビデオとオーディオ、画面を出席者に共有できるようになり、出席者は基本的には視聴のみを行います。また参加者の一覧を把握できるのは、ホストとパネリストのみで、視聴者は自分以外の参加者を知ることができません。 視聴者はチャットやQ&A、またアンケートへの回答によってパネリストとやりとりすることができます。

パネリストは、セミナー中に視聴者に発言権を与えることができます。発言権を与えられた視聴者はパネリストとして画面上に登場・発言可能になります。またパネリストから視聴者に戻すことも可能です。

ウェビナーはパソコンからだけでなく、タブレットやスマホからも参加が可能なので、インターネット接続環境さえあればいつでもどこでも手軽に参加できるのが魅力です。参加方法も簡単で、事前にホストから送られてくるリンクURLをクリックすれば参加することができます。

ウェビナーは、主催者にとっては広い会場を用意する必要がなく、参加者にとっては遠方からでもセミナーに参加できること、PCだけではなくスマホやタブレットなどお好きなデバイスから主催や参加できるといった多くのメリットがあります。

Zoomの詳しい使い方は、こちらのサイトがおすすめです!
https://zoomy.info/manuals/sanka/


今回は営業活動を効率化するためのビデオ会議としてのZoom「ミーティング」の使用法、またさらに応用的な活用法として「ウェビナー」についてご紹介しました。ビデオ会議を効果的に使って、時間と距離の制約にとらわれない営業活動を実践しましょう。



次回もどうぞお楽しみに!


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